Funktionen im Überblick
Kita-App Funktionen – Kommunikation, Dokumentation und Verwaltung
Die Kita-App und Kita-Software App4KITAs bündelt den Kita-Alltag in drei Säulen: Kommunikation, Dokumentation und Verwaltung. Diese Seite zeigt alle Funktionen entlang dieser Struktur.
Kommunikation
Sicher, nachvollziehbar und datenschutzkonform: Informationen, Termine und Rückmeldungen laufen zentral über App4KITAs – statt verstreuter Kanäle.
Sicherer Austausch
Wichtige Inhalte, Dokumente und Medien teilen Sie zentral im Dashboard und in der App – mit Lesebestätigungen und klarem Verlauf. Professionelle Alternative zu privaten Messenger-Gruppen.
Abwesenheitsmanagement
Meldungen zu Kinder- und Team-Abwesenheiten werden zentral erfasst und übersichtlich dargestellt – für Planung und Transparenz im Alltag.
Gesundheitswarnungen
Hinweise in der Einrichtung erfassen und Eltern gezielt informieren – für alle oder einzelne Gruppen, mit klaren Empfehlungen und schneller Reaktion.
Gruppen-Nachrichten
Informationen gezielt an Gruppen senden – alle Beteiligten gleichzeitig erreichen, ohne Mehrfachversand und mit weniger Missverständnissen.
Events und Termine
Veranstaltungen planen, Gruppen zuordnen, Zusagen per RSVP verfolgen – Kalender- und Listenansicht, Teilnehmerübersicht, Export als PDF oder Excel.
Umfragen und Feedback
Umfragen anlegen, Empfängerkreise wählen und Antworten auswerten – für Beteiligung und fundierte Entscheidungen im Team und mit Eltern.
Chat in der Kita
Direktnachrichten und Gruppenchats zwischen Erzieher:innen, Leitung und Eltern – inklusive Anhängen, Lesebestätigungen und Suche. Auch mobil nutzbar.
Dokumentation
Kennzahlen, Entwicklung, Medien und Auswertungen an einem Ort – für Leitung, Team und, wo vorgesehen, einfache Einbindung der Eltern.
Dashboard und Übersicht
Kennzahlen und Echtzeit
Übersichtskarten zu Kindern, Gruppen und Team; Anwesenheit, Abwesenheit und Verspätungen live; aktuelle Gruppenstärke für die Tagesplanung.
Aktivitäten und Aufgaben
Aktivitäten der Einrichtung nachvollziehen und persönliche Aufgaben mit Prioritäten verwalten – damit der operative Überblick erhalten bleibt.
Portfolio, Fotos und Daten
Entwicklung und Portfolio
Entwicklung jedes Kindes strukturiert dokumentieren – mit Fotos, Notizen und Meilensteinen; für das Team nachvollziehbar, für Eltern auf Wunsch transparent.
Fotos und Datenmanagement
Medien und Dateien kontextbezogen zu Kindern, Gruppen oder Ereignissen ablegen – schnell wiederfindbar und geordnet.
Berichte, Protokolle und Analyse
Berichte und Protokolle
Kindbezogene Notizen und Berichte inklusive Anhängen (Fotos, Videos bis 50 MB, PDFs) – typisiert für Alltag, Gesundheit, Entwicklung und mehr.
Datenanalyse und Auswertung
Tages- und Monatsauswertungen, Verspätungen, Fehlzeitenmuster, Gruppenvergleiche und Zeitanalysen – filterbar und exportierbar.
Träger: Kennzahlen über den Verbund
Für Träger:innen zentrale Auswertungen über Einrichtungen, Kinder, Team und Anwesenheit – ergänzend zur Verwaltung im Träger-Dashboard.
Verwaltung
Stammdaten, Anwesenheit und Organisation digital führen – von der Kita-Ebene bis zur Trägersteuerung.
Kinder, Gruppen und Personalstammdaten
Stammdaten
Kinder und Erzieher:innen zentral pflegen, Gruppen zuordnen, Einwilligungen und Gesundheitsdaten abbilden – inklusive Export als Excel oder PDF.
QR-Codes
Pro Kind automatisch erzeugen, einzeln oder für Gruppen drucken – für einen reibungslosen Ablauf am Eingang.
Digitale Check-in- und Check-out-Prozesse
Erfassung
Check-in per QR oder manuell, Tagesübersicht für Leitung und Team, Historie pro Kind – weniger Fehler, mehr Transparenz.
Auswertungen
Auswertungen zu Anwesenheit, Verspätungen und Methoden – als Grundlage für Gespräche und Planung.
Dienstplanung und Arbeitszeiten
Team und Sitzungen
Erzieher:innen-Sitzungen und Zeiten digital planen und dokumentieren, wiederkehrende Termine abbilden – mit Export für Nachweise im Rahmen Ihrer Organisation.
Kalender und Schließzeiten
Schließtage und Feiertage pflegen, damit Planung, Kommunikation und Anwesenheit zusammenpassen.
Träger und Mandantenführung
Träger-Dashboard
Kennzahlen über Einrichtungen und Nutzung, Hinweise zu inaktiven Zugängen und fehlgeschlagenen Logins.
Einrichtungen und Benutzer:innen
Einrichtungen und Admins verwalten, Benutzer:innen des Trägers mit Status und Sicht auf die jeweilige Kita – ohne Elternkonten in dieser Übersicht.
Mobile App
Leitung und Team
QR-Scanner, Kinderliste, Kurzstatistiken, Aufgaben und Gesundheitsübersicht – für den mobilen Alltag in der Einrichtung.
Eltern
Kinderübersicht, Notizen mit Medien, Chat in der eigenen Kita, Portfolio, QR zum Check-in, Abwesenheitsmeldungen und Historie.
Hinweis: Eltern können sich in der App registrieren. Die Einrichtungsleitung ordnet die Kinder den Konten zu – erst dann besteht Zugriff auf kindbezogene Inhalte.