Auskunft zur Datenverarbeitung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von App4KITAs in Kinder- und Jugendeinrichtungen.
App4KITAs ist eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) für Kinder- und Jugendeinrichtungen, die ihre Verwaltungsprozesse digitalisieren möchten. Die Software wird insbesondere für folgende Zwecke genutzt:
- Erfassung und Verwaltung der Auslastung von Gruppen sowie die Kontrolle der Betreuungszeiten
- sichere Kommunikation zwischen der Einrichtung und den Sorgeberechtigten, um die Kommunikation über unsichere Messenger-Dienste zu vermeiden
- Erstellung und Pflege eines digitalen Portfolios zur Dokumentation der Entwicklung der betreuten Kinder und Jugendlichen
Für die genannten Verarbeitungszwecke liegt den Einrichtungen eine Einwilligung der Sorgeberechtigten vor (z. B. durch den Betreuungsvertrag).
Verantwortliche Stelle und Rechtsgrundlagen
Verantwortliche Stelle der Verarbeitung ist der « NAME DES TRÄGERS ».
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind:
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung – Kita-Gesetz)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragliche Grundlage – Betreuungsvertrag)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der Sorgeberechtigten)
Verarbeitete Daten und Weitergabe
Verarbeitet werden folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Stammdaten (Eltern, Kinder)
- Gesundheitsdaten (z. B. Allergien, meldepflichtige Krankheiten)
- Betreuungszeiten und Abwesenheiten
- Entwicklungsdokumentation der Kinder
Eine Datenweitergabe an Dritte erfolgt wenn dann durch den Träger und das auch nur, sofern es eine rechtliche Grundlage dafür gibt. Diese liegen bei Behörden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten vor.
Präventive Maßnahmen und Drittlandtransfer
In Vorbereitung auf die Nutzbarmachung der Software hat die Kinder- und Jugendeinrichtung in der Regel folgende präventive Maßnahmen durchgeführt:
- Aufnahme in unser internes Risikomanagement
- Durchführung einer Datenschutzfolgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO
- Erstellung einer internen Richtlinie zur Informationssicherheit und zum Datenschutz
- Weiterbilden der Mitarbeiter zum Thema Informationssicherheit oder auffrischen der Kenntnisse zum Datenschutz
- Abstimmen eines Vertrags zur Auftragsdatenverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter
Bei der Auswahl von App4KITAs wurde insbesondere darauf geachtet, dass mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten kein Transfer in Drittländer (Art. 44 DSGVO) stattfindet.
Ihre Rechte als betroffene Person (DSGVO)
- Auskunft (Art. 15)
- Berichtigung (Art. 16)
- Löschung/Einschränkung soweit gesetzlich möglich (Art. 17/18)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20, soweit anwendbar)
- Widerspruch (Art. 21 – soweit gesetzlich möglich)
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3)
Beschwerden bitten wir Sie, zunächst direkt an die Einrichtung zu richten. Die Einrichtung wird dann ggf. Kontakt mit uns aufnehmen.
Beschwerden können außerdem bei der für Ihr Bundesland zuständigen Aufsichtsbehörde eingereicht werden (Art. 77 DSGVO). Die Kontaktdaten können der verlinkten Übersicht entnommen werden.